Quando um colaborador recebe seu holerite, não imagina a quantidade de processos, de legislação e de variáveis que o compõem. São tantos requisitos a cumprir, que o Recursos Humanos acaba não tendo tempo para focar em outras coisas. Por isso, terceirizar a folha de pagamento pode ser uma ótima solução.
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é uma lista de tudo que compõe a remuneração paga a cada uma dos colaboradores de uma determinada empresa. Por isso, também é considerado o conjunto de procedimentos trabalhistas efetuado pela empresa para realizar o pagamento ao empregado.
Muitas pessoas a conhecem e a chamam por holerite. Aqui no nosso país, é obrigação legal da empresa a preparação desse holerite, ou seja, dessa folha de pagamento. Sendo assim, ele é um documento legal para todos aqueles colaboradores que são contratado por meio de CLT – Consolidação das Leis do Trabalho.
No entanto, esse documento acaba sendo vantajoso para ambos os lados. Por exemplo: para a empresa, é uma maneira eficaz de acompanhar os investimentos mensais em colaboradores. Para os colaboradores, eles recebem um espelho da renda fixa, passando a ter conhecimento de todos os vencimentos e descontos realizados durante o mês.
Qual a diferença entre remuneração e salário?
Esses termos têm total impacto na folha de pagamento. No entanto, causam muita confusão. Então, vamos entender o que significa cada um:
Remuneração
A remuneração é a soma do pagamento realizado pela empresa. Portanto, essa soma consiste em:
- horas extras;
- adicionais;
- insalubridades;
- comissões;
- gratificações;
- entre outros.
As gorjetas que o colaborador tem a receber, para efeitos legais, compreendem-se aqui.
Salário
É o pagamento realizado ao colaborador pelos serviços, tempo trabalhado e pela disposição à empresa. Sendo assim, a importância fixa estipulada, as gratificações legais e as comissões pagas pelo empregador fazem parte desse valor pago.
Portanto, a folha de pagamento terá o do salário base acrescido das variáveis de remuneração, incluindo os descontos previstos por lei e por contrato.
Como fazer a folha de pagamento?
O artigo 225 do Decreto 3048/1999, nos incisos I e II, estabelece a obrigatoriedade e detalhes de como fazer a folha de pagamento:
I – Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;
Ou seja, para fechar a folha de pagamento é preciso seguir alguns passos que compõem uma lista com mais de 20 itens. Não é fácil, pois requer muita atenção, conhecimento específico e, se você tiver um profissional dedicado a isso, só terá vantagens.
Por que terceirizar a folha de pagamento?
A elaboração da folha de pagamento é algo bem complexo, que envolve muita responsabilidade e conhecimento acerca da legislação que trata especificamente da folha de pagamento. Além disso, exige conhecimento altíssimo de seu cálculo, de encargos e demais obrigações.
Veja o que deve constar:
- Dados do empregador;
- Dados do empregado, cargo e função;
- Descontos realizados, como INSS, contribuição sindica, FGTS, Vales, etc;
- Número de dias trabalhados;
- Valores de horas extras, adiantamentos;
- Valor bruto e líquido do salário.
- Agrupar os segurados por categoria: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual e empregados contratado por prazo determinado;
- Destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
- Indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.
Como a legislação Trabalhista e Previdenciária prevê que a empresa faça o cálculo da folha de pagamento à mão, não importando se será de forma mecânica ou eletrônica, se torna algo bem trabalhoso. Por isso, investir também em automatização é interessante, pois haverá uma coleta de dados eletronicamente, facilitando as conferências e pagamentos devido às integrações bancárias, evitando problemas como extravios, furtos e até mesmo erros de pagamentos.
Além disso, é muito bom para o colaborador ter acesso à sua folha de pagamento quando e onde quiser, por meio de uma interface online.
Sendo assim, pense em terceirizar a folha de pagamento da sua empresa. Afinal, quando se tem um profissional dedicado à elaboração, traz mais segurança para você, diminuindo riscos de erros, além de permitir que você foque em outros assuntos importantes. Entre em contato conosco para entender melhor o processo.
